Las reglas básicas para una buena videoconferencia si estás en casa

(CNNBusiness) – Muchos trabajadores están teniendo reuniones de negocios desde sus salas de estar o cocinas por estos días de coronavirus.

Con un número creciente de compañías que le han pedido a sus empleados trabajar desde casa debido a la pandemia, la videoconferencia ha permitido que las personas continúen teniendo reuniones. También satisface la interacción social que muchos trabajadores comienzan a desear cuando están en casa. Pero puede ser un poco incómodo dejar que otros echen un vistazo a nuestros hogares.

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Esto es lo que necesitas saber y hacer cuando tengas una videoconferencia en casa:

Vístete de manera casual, pero apropiada

Sigue la cultura de tu empresa cuando se trate de escoger un atuendo para las videollamadas.

Se espera que algunos trabajadores mantengan el mismo vestuario que usan en la oficina, mientras que para muchos otros es aceptable vestirse más cómodamente de lo que suelen hacer cuando trabajan. Pero cómodo no significa una pijama (al menos no en la parte superior).

“Adapta tu apariencia a la persona con la que está trabajando o tratando”, recomendó Jacqueline Whitmore, experta en etiqueta de negocios y fundadora de The Protocol School de Palm Beach.

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Pero tampoco te enredes demasiado con lo que vas a vestir.

“Creo que las personas son más flexibles con estos tiempos de medidas desesperadas”, comentó Whitmore. “La etiqueta podría no ser tan estricta”.

Supera el miedo

Las videollamadas funcionan mejor cuando todos tienen su cámara encendida.

“Todos estamos juntos en esta situación socialmente incómoda”, explicó Peter Arvai, cofundador y presidente ejecutivo de la compañía de software de presentación Prezi.

Y si algunos empleados están en la oficina, todos deberían igual llamar por separado en su propio dispositivo con cámara para que cada participante se pueda ver con claridad.

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“Quieres tener una buena vista de cada participante”, dijo Arvai. “No quieres ver a algunas personas con mini cabezas, eso no funciona”, insistió.

No te preocupes tanto por el fondo que se verá en la videollamada

Si tienes espacio en tu hogar para una oficina, eso ciertamente hará que sea mucho más fácil encontrar un lugar apropiado para unirse a una videollamada.

Pero para las personas que viven en sitios más pequeños, la oficina en el hogar podría ser la mesa de la cocina, el sofá o la habitación, y eso está bien.

Busca un entorno que no genere distracciones y guarda cualquier artículo personal que pueda resultar vergonzoso o que desees mantener en privado.

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Y no te preocupes por los accesorios o decoraciones deportivas, fotos de vacaciones o carteles de películas colgados en la pared. “Usa esas cosas para establecer conexiones humanas”, señaló Arvai.

Sin embargo, si te vas a reunir con un cliente nuevo o potencial, tómate el tiempo para crear un buen fondo o entorno, dijo Whitmore. “Si necesitas causar una primera impresión, no tomes la llamada en tu habitación, ni en tu cama, rodeado de tus cobijas”, indicó.

Encuentra la luz

La luz es tu gran amiga cuando se trata de lucir bien y aprovechar al máximo una videollamada.

“Lo que más importa es poder ver las expresiones faciales”, destacó Arvai. “Si puedes, siéntate junto a la ventana para tener la luz en tu cara, eso crea una experiencia mucho mejor para los demás”, sostuvo.

Haz presentaciones

Asegúrate de que los participantes en la reunión se presenten a sí mismos si entre ellos no se conocen, aconsejó Aruna Ravichandran, vicepresidenta y directora de marketing para el negocio de colaboración Webex de Cisco.

“El trabajo remoto tiene que ver con la personalización y hacer que las personas se sientan cómodas para poder conversar”, añadió.

Limita tus distracciones

¿Sabes lo molesto que resulta cuando alguien mira constantemente su teléfono o escribe en su computadora portátil durante las reuniones presenciales? Es igual de molesto en una videoconferencia.

“Puede ser irrespetuoso con otras personas cuando estás haciendo múltiples tareas constantemente”, apuntó Ravichandran.

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Desactiva las notificaciones y cualquier otro programa que pueda tentarte a hacer otra cosa durante la reunión.

“Quieres mantener cierto nivel de decoro cuando trabaja desde casa”, aseguró Whitmore.

Y recuerda: el botón de silencio es tu amigo. Si no estás hablando, silencia tu micrófono. Nadie quiere oírte comiendo tu merienda a media mañana.

Solo asegúrate de permitirles a las personas unos segundos para que activen su micrófono y puedan responder a una pregunta o intervenir.

El facilitador de la reunión debe hacer un recordatorio al principio de la reunión para que las personas se silencien y así evitar interrupciones.